ニュースレター

2020.05.11

ニュースレター第33回:DXを用いた業務プロセスの変革を!

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出社しなければ出来ない業務を効率化したい

 現在、多くの企業でテレワークを実施しているかと思います。初めは抵抗が強かった方も段々と慣れてきた頃ではないでしょうか。実際にテレワークを始めて見て、実は社外でも対応できる業務、どうしても社内で対応しなければならない業務、それぞれが段々と見えてきた頃だと思います。また、今までは社内に居たからこそ当たり前のように出来た業務、というのも多くあったかと思います。しかし、現在は出社して作業に取り掛かる、という状態を確保することに苦労されている方も多いのではないでしょうか。だからこそ、数少ない出社日に、そこでしか出来ない業務を一気に進めてしまいたい。ただ、そのような業務に限って中々効率化出来ていない……そんなことはないでしょうか。

生産性の天敵、それが紙業務

 実は、業種を問わず人の手を介する業務というのが存在します。それは、請求書、受注書といった様々な帳票書類のデータの入力・確認・その後の社内システムへの投入といった業務です。企業規模・業種にも左右されるかと思いますが、多い所では1日あたり数百枚単位で各書類対応に追われている方もいらっしゃいます。これを全て人の手で行うことは大変な労力が掛かるかと思います。これを解決する施策の一つとして、紙をデータ化し、読取から社内システムへ投入するまでのデータ作成について、データの確認以外をAI-OCR技術とRPAを組み合わせることで効率化する、そんな試みを多くの企業が実施しています。実際に導入した企業や導入を検討している企業はその導入目的として、【データ作成に要する時間の削減】、【ミスの発生率を減少】、【業務に必要な人員数の調整】を挙げております。

紙業務そのものが生産性という観点で見ると、データの作成に時間が掛かる、人を介するチェックにミスの可能性がある、大量に処理する必要があるため多くの人員を投入する必要がある、と多くの課題を残しています。しかし、AI-OCR技術を用いることで、既存の書類をAIの機能が付いたOCR技術よりも人が行うよりも早く、高い精度で文字を読取、読取後の確認も読取元のデータと読取結果を比較するだけで出来るようになりました。また、近年の法改正により、帳票類を電子データ上で保管出来るようになったことも導入を促進する一つのポイントです。

AI-OCRとRPAを使うと、紙業務をどの程度効率化出来るのか?

 実は、企業だけではなく、自治体でも導入の検討や実証実験を行っています。 東京都港区では7つの業務にて、年間2,000時間の業務時間削減の見込めることが分かったこと、新潟県長岡市では、約2か月のシナリオ作成期間を通して、25業務にて実用化の目途が立ち、合計2000時間もの業務時間削減を見込めることが分かりました。また、効果の一つとして作業時間削減を挙げる団体も多いのですが、同様にミスの削減や本来の業務に集中できる団体も多いです。実証実験の段階で効果が見込めることも多く、紙を扱う企業や団体で更に多くの導入が進むのではないか、とされています。

デジタルトランスフォーメーションによる、業務の変革が求められます

 今後とも、デジタルトランスフォーメーション(DX)と呼ばれる既存の業務と新しい技術を組み合わせることで、業務全体を効率化させる動きが加速化すると考えられます。NSKでもAI-OCRとRPAを組み合わせた【NSKドキュメントデータ取込ソリューション】の販売を開始しております。以下リンクが弊社のリーフレット資料で御座います。興味がございましたらクリックして頂けるとPDF資料がダウンロード出来る形となっております。

NSKドキュメントデータ取込ソリューション_ご参考資料

是非、既存の紙を使った業務の効率化を図りたい、そのようなお悩みを抱えている企業は是非ご相談頂けたらと思います。

 

参考:地方自治体における業務プロセス・システムの標準化及びAI・ロボティクスの活用に関する研究会 https://www.soumu.go.jp/main_content/000604626.pdf

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